Politique de confidentialité

Mentions légales 

Plateforme pour l’Amélioration continue de la Qualité des soins et de la Sécurité des patients - PAQS ASBL
Siège social : Clos Chapelle-aux-Champs 30 bte 1.30.30, B-1200 Woluwé-Saint-Lambert 
N° BCE : 0555785551

Politique de confidentialité de la PAQS

Article 1. Objectif
La PAQS ASBL attache une grande importance à la protection de la vie privée des personnes concernées par un ou plusieurs traitements de données à caractère personnel entrepris dans le cadre de ses activités. Au travers de la présente politique de confidentialité, la PAQS souhaite informer le plus complètement possible ces personnes sur la manière dont les données à caractère personnel les concernant sont collectées et traitées dans le cadre de ses activités et comment celles-ci peuvent contrôler le traitement de leurs données à caractère personnel.

La présente politique de confidentialité a été élaborée dans ce cadre conformément au Règlement UE n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après RGPD), et à la réglementation nationale dans ce domaine.
 

Article 2. Définitions
Pour l’application du présent règlement, il convient d'entendre par :

  • Données à caractère personnel : toute forme d'information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être identifiable, une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification (par ex., le numéro de téléphone), des données de localisation, un identifiant en ligne (par ex., une adresse IP ou nom d’utilisateur), ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
  • Données anonymes : toutes les données ne pouvant (plus) être liées à une personne identifiée ou identifiable et qui ne sont donc pas (plus) des données à caractère personnel ;
  • Données à caractère personnel pseudonymisées : données à caractère personnel traitées de telle façon que celles-ci ne puissent plus être attribuées à une personne physique précise sans avoir recours à des informations supplémentaires, pour autant que ces informations supplémentaires soient conservées séparément et soumises à des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir que les données à caractère personnel ne soient pas attribuées à une personne physique identifiée ou identifiable. Il ne s'agit donc pas de données anonymes étant donné que la personne physique peut toujours être identifiée après la pseudonymisation ;
  • Fichier : tout ensemble de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés, se composant et conservées de manière logique et structurée, qui autorise une consultation systématique, que cet ensemble soit centralisé ou non ou distribué d'une manière fonctionnelle ou géographique déterminée ;
  • Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations relatives aux données à caractère personnel et effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction de données à caractère personnel ;
  • Responsable du traitement : la personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme, qui fixe, seul ou en collaboration avec d'autres, les finalités et les moyens de traitement des données à caractère personnel ;
  • Gestionnaire du traitement : la personne qui, sous l'autorité directe du responsable du traitement, est mandatée pour traiter les données à caractère personnel ;
  • Sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, sans être placée sous l'autorité directe du responsable du traitement ;
  • Tiers : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme, autre que le contact, le responsable du traitement ou le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel ;
  • Destinataire : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers ;
  • Contact : la personne physique en contact avec la PAQS dans le passé ou le présent dans le cadre de son activité professionnelle, mais n’ayant pas travaillé directement pour l’ASBL ;
  • Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne physique accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement.

 

Article 3. Champ d’application
La présente politique de confidentialité s'applique au traitement des données à caractère personnel de l’ensemble des contacts (visées aux Articles 5, 6 et 7) de la PAQS, constitué ou exécuté par ses collaborateurs.

Article 4. Responsable du traitement et ses représentants
La Plateforme pour l’Amélioration de la Qualité des soins et de la Sécurité des Patients, association sans but lucratif (numéro d’entreprise BE 0555.785.551), sis 30 Clos Chapelle-aux-Champs bte 1.30.30 à 1200 Woluwé-Saint-Lambert est le responsable du traitement des données à caractère personnel de ses contacts.

Les personnes représentant la PAQS sont :

  • Le Président du Conseil d’Administration de la PAQS : Monsieur David LEFEBVRE ;
  • Le Directeur de la PAQS : Monsieur Denis HERBAUX.

La responsabilité principale relative au traitement des données à caractère personnel des contacts de la PAQS incombe à son Directeur.

Article 5. Catégories de personnes dont les données font l'objet d'un traitement
La collecte et le traitement des données à caractère personnel s'appliquent à tous les contacts (tels que définis à l’Article 2) de la PAQS en sa qualité de Plateforme de soutien pour l’Amélioration continue de la Qualité des soins et de la Sécurité des patients.

Article 6. Nature des données traitées et méthode de collecte
1. La PAQS traite les données à caractère personnel suivantes de ses contacts :

  • Données d'identification, incluant le nom, le prénom, l'année de naissance, sexe, région de résidence, le courriel professionnel, le numéro de téléphone professionnel, et les identifiants aux services en ligne proposés par la PAQS ;
  • Données relatives à la formation et la profession, incluant le nom de l’employeur, le site principal d’activité, le service, la profession, la fonction, le niveau de formation le plus élevé et l'année de sortie des études ;
  • Données de santé, incluant le fait d'être patient, des informations sur la durée d’hospitalisation et le temps écoulé depuis la sortie de l’hôpital.

2. Les données à caractère personnel des contacts de la PAQS sont collectées par les collaborateurs de la PAQS auprès du contact lui-même, par l’intermédiaire d’un collaborateur clairement identifié dudit contact ou dans un courriel, un annuaire ou un site internet accessible au public.


Article 7. Finalités et fondement légal des traitements
1. Dans les limites de son statut et sur base de ses intérêts légitimes, les traitements des données à caractère personnel des contacts de la PAQS poursuivent au moins l’une des finalités suivantes :

  • Gestion des organes de gestion de la PAQS, incluant la gestion de son Conseil d’Administration, son Comité Consultatif et de ses autres comités d'experts nationaux et internationaux ;
  • Organisation d’évènements et de réunions internes, incluant l’organisation de formations, groupes de travail et autres réunions internes à la plateforme ;
  • Organisation d’évènements et de réunions externes, incluant l’organisation de congrès, de formations et de réunions externes ;
  • Mise à disposition d'un espace de travail en ligne, incluant l’entretien de listes de personnes autorisées à accéder à certains contenus, la génération, le stockage et le partage d’identifiants avec le membre concerné ;
  • Diffusion d'actualités du secteur, d'une newsletter et de rapports annuels, incluant l’entretien de listes de membres autorisés à accéder à certains contenus, la génération et le stockage ;
  • Réalisation d'enquêtes à des fins de recherche d'identification de besoins du secteur et de projets-pilotes menés dans le cadre des activités de la PAQS ;
  • Gestion des relations avec les membres, par l’intermédiaire d’un outil en ligne spécialement conçu à cette fin ;
  • Gestion des fournisseurs, en ce compris les sous-traitants de la PAQS.

 2. Des données à caractère personnel autres que celles nécessaires aux fins énoncées au §1er ne seront en aucun cas traitées et ces données à caractère personnel ne seront pas traitées d'une manière qui soit incompatible avec ces objectifs.

Article 8. Gestionnaires des fichiers des contacts et leurs compétences
1. La consultation interne et le traitement des données à caractère personnel des contacts sont réalisés par les personnes et dans les limites telles que décrites dans le présent paragraphe.

  • Les données à caractère personnel des contacts sont collectées et traitées sous la direction du Directeur ;
  • Les collaborateurs de la PAQS (Direction, Département Communication, Gestionnaires de projet, Experts - rémunérés ou non) collectent et utilisent les données à caractère personnel des contacts dans le cadre de leurs activités et se chargent respectivement de l’encodage, du stockage, de la sécurisation, de la mise à jour et de l’entretien sous forme de fichiers informatiques des données à caractère personnel des contacts.

Les différents gestionnaires ne peuvent consulter que les données à caractère personnel qui sont absolument nécessaires à l'exécution de leurs tâches.

2. Tous les collaborateurs de la PAQS, devant nécessairement avoir accès aux données à caractère personnel des contacts aux fins de l'exécution de leurs tâches, se sont engagés à respecter les dispositions de la présente politique de confidentialité lors du traitement et de la consultation des fichiers des contacts, ainsi que tous les autres principes relatifs à la protection de la vie privée. Ils sont soumis au secret professionnel ou à une obligation statutaire ou contractuelle de confidentialité similaire.

Article 9. Transmission des données des contacts et catégories de destinataires
1. Dans les limites du RGPD et pour autant que cela s'avère nécessaire aux fins des objectifs visés à l'article 7 de la présente politique de confidentialité, la PAQS autorise ses sous-traitants informatiques et des formateurs ou experts externes, comme seuls destinataire/tiers, à traiter les données à caractère personnel de ses contacts.

2. Si une transmission telle que visée au §1er du présent article signifie que les données à caractère personnel du contact sont communiquées à un pays tiers en dehors de l'Union européenne ou à une organisation internationale, le contact recevra alors des informations complémentaires sur les conséquences de cette transmission sur la sécurité de ses données à caractère personnel.

3. À l'exception des cas visés au §1er du présent article, seules des données anonymisées peuvent être échangées avec d'autres personnes et instances.

Article 10. Procédures de sécurisation
Toutes les mesures nécessaires sont prises afin d'améliorer l'exactitude et la complétude des données enregistrées. De même, les mesures techniques et organisationnelles nécessaires sont prises afin de sécuriser les fichiers des contacts contre la perte ou l'endommagement des données et contre toute consultation non autorisée, la modification ou la communication des données, telles que, notamment, les procédures de test, d'évaluation et de contrôle de l'efficacité des mesures de sécurité.

Article 11. Délais de conservation et suppression des données
1. Les données à caractère personnel des contacts de la PAQS sont conservées tant qu’aucune demande de suppression n’a été communiquée à la PAQS par le contact ou son (ex-)employeur.

2. Les données à caractère personnel des contacts sont supprimées dans un délai d’un mois à compter de la demande de ces derniers ou de leurs (ex-)employeurs.

Article 12. Droits et possibilités de plainte du contact
1. Au plus tard au moment de la collecte des données à caractère personnel relatives au contact, ce dernier est, conformément aux dispositions du RGPD, mis en mesure d’être informé du traitement de ces données et de la base légale afférente à ce traitement de données.

2. Le contact qui en formule la demande peut demander au responsable du traitement de consulter gratuitement et d'obtenir une copie gratuite :

  • de l'existence ou non de traitement de données à caractère personnel le concernant ;
  • des données qui sont traitées et de toutes les informations disponibles sur l'origine de ces données ;
  • des finalités du traitement ;
  • des catégories de données soumises à ces traitements et du délai de conservation de ces données ;
  • des catégories de destinataires auxquels les données sont transmises ;
  • de la source de ces données à caractère personnel, si elles n'ont pas été collectées auprès du contact.

3. Le contact qui en formule la demande a en outre le droit de demander au responsable du traitement de corriger ou compléter gratuitement toutes les données à caractère personnel traitées et incorrectes ou incomplètes. Dans ce cadre, le contact peut également demander que ses données à caractère personnel ne soient temporairement pas traitées (sauf dans plusieurs cas définis par la loi) jusqu'à ce que leur exactitude ait été contrôlée. Les données à caractère personnel doivent être corrigées ou complétées uniquement si le responsable du traitement constate qu'elles sont effectivement incorrectes ou incomplètes.

4. Le contact peut également demander au responsable du traitement de recevoir une copie de ses données à caractère personnel et/ou qu'elles soient transmises directement à un autre établissement ou personne de son choix dans un format permettant de transférer facilement ces données à caractère personnel. Toutefois, ce droit s'applique uniquement aux données à caractère personnel communiquées par le contact et traitées sur base du consentement ou d’un contrat, selon des procédures automatisées et pour autant que cette transmission n'impacte pas négativement la vie privée de tiers.

5. Si le contact estime que ses données à caractère personnel ne peuvent plus être traitées (par ex., car ces données ne sont plus nécessaires à la finalité du traitement ou car elles sont traitées illégalement), il peut alors demander que ses données à caractère personnel soient définitivement supprimées. En lieu et place de la suppression, le contact peut demander que ses données à caractère personnel soient conservées, mais qu'elles ne soient plus traitées (sauf dans certains cas prescrits par la loi).
Le responsable du traitement n'est toutefois pas tenu de supprimer les données à caractère personnel si elles peuvent encore être traitées légalement ou doivent l'être conformément au RGPD.

6. Sauf si le traitement est nécessaire pour des motifs impérieux justifiés, le contact peut faire cesser le traitement de ses données à caractère personnel reposant sur les intérêts légitimes du responsable du traitement ou sur l'exécution d'une tâche d'intérêt général ou l'exercice d'une autorité publique, en introduisant une plainte en la matière. Dans l'attente de la réponse du responsable du traitement, le contact peut demander que les données à caractère personnel ne soient temporairement plus traitées (sauf dans certains cas fixés par la loi).
Le contact peut en tout cas faire cesser d'éventuels traitements réalisés à des fins de marketing direct, en introduisant une plainte.

7. Outre les cas visés aux paragraphes 3, 5 et 6 du présent article, le contact peut également demander que ses données à caractère personnel soient conservées, mais ne soient plus traitées (sauf dans plusieurs cas fixés par la loi) si le responsable du traitement n’en a plus l’utilité, mais que le contact doit encore en disposer dans le cadre d'une action en justice.
Les cas fixés par la loi et dans lesquels le traitement peut encore être exécuté, en dépit de la demande du contact de faire cesser temporairement le traitement, tels que visés aux paragraphes 3, 5, 6 et 7 du présent article, sont les suivants :

  • si le contact marque son consentement spécifique,
  • afin de protéger les droits d'une autre personne morale ou physique, ou
  • pour des motifs importants d'intérêt général.

8. Aux fins de l'exercice de ses droits visés aux paragraphes 2 à 7 du présent article, le contact peut introduire une demande auprès de contact@paqs.be en fournissant une copie de sa carte d’identité.
Après avoir introduit sa demande, le contact recevra un accusé de réception et le responsable du traitement devra l'informer le plus rapidement possible, et dans un délai maximal d'un mois, au sujet de la conséquence de la demande. En cas de réponse favorable, un rendez-vous sera programmé dans les locaux de la PAQS. Dans le cas de demandes complexes ou multiples, ce délai peut être porté à trois mois à compter de l'introduction de la demande. Dans ce cas, le responsable du traitement en informera le contact.
Si la demande du contact est peu claire, si un doute subsiste quant à l'identité du demandeur, notamment lorsqu’aucune copie de la carte d’identité du contact n’est fournie, le responsable du traitement peut réclamer les informations complémentaires nécessaires. Si le demandeur refuse de fournir les informations nécessaires, le responsable du traitement peut rejeter la demande.
La procédure de demande est gratuite pour le contact. Néanmoins, si la demande du contact est manifestement infondée ou si le contact exerce ses droits de façon abusive, notamment si la même demande est formulée de manière trop répétitive, le responsable du traitement peut rejeter la demande ou réclamer une indemnisation raisonnable en fonction des frais administratifs afférents à ces demandes.

9. Si le contact estime que les dispositions de la présente politique de confidentialité ou du RGPD ne sont pas respectées ou a d'autres raisons de se plaindre au sujet de la protection de la vie privée, celui-ci peut directement s'adresser à l’Autorité de Protection des Données.

Article 13. Entrée en vigueur et amendements
La présente politique de confidentialité entre en vigueur le 1er juillet 2020. la PAQS se réserve le droit de modifier à tout moment sa politique de confidentialité. Les modifications sont apportées par le Conseil d'Administration de la PAQS.

 

En visitant, utilisant ce site web et en prenant contact avec le responsable du traitement, vous consentez expressément à ce que nous recueillions et traitions, selon les modalités et principes décrits dans nos politiques de confidentialité, vos données à caractère personnel ainsi qu'à l’utilisation de cookies.